Policy för Aptus passersystem

Policy för Aptus passersystem

Detta policydokument antogs av Brf Taktens styrelse 2013-05-15

Användning av Aptus passersystemet
Portar inom Brf Takten är låsta dygnet runt och inpassering sker på följande sätt: Passerbricka: dygnet runt
Personlig kod: mellan kl. 08:00 – 21:00

Passerbricka och/eller personlig kod
Varje hushåll får 4 stycken passerbrickor och en personlig kod som är unik just för din lägenhet.

Var därför mycket återhållsam med att lämna ut din personliga kod till personer som du inte känner eller kan lita på. Personliga koden fungerar bara på din port! Inpassering till källare eller andra utrymmen sker endast med passerbricka.
De personer som hyr förråd men inte bor i föreningen får 2 stycket passerbrickor till den aktuella källaren.

Passerbrickor och dess behörighet
Passerbrickorna är märkta med siffra 1 till 4 och har behörighet enligt nedan:
Bricka 1: har full behörighet där ni behöver (porten, tvättstuga, grovsoprum, el/avfallsrum och ev. källare)
Bricka 2: har full behörighet där ni behöver (porten, tvättstuga, grovsoprum, el/avfalls rum och ev. källare)
Bricka 3: har endast behörighet till att öppna porten
Bricka 4: har endast behörighet till att öppna porten

Passerbricka till tredje person, t.ex. hemtjänst
Ni som boende är ansvariga för hantering av brickor till den hemtjänst eller annan tjänst som ni anlitat. Ni kan lämna ut en av brickorna som ni fått till tredje person eller kan ni beställa en extra bricka.

Extra eller ersättning passerbricka
Extrabeställning eller ersättning av förlorad passerbricka kostar 300 kronor.
Beställning av passerbrickor görs hos brf Taktens Förvaltningsföretag. Aktuella kontaktuppgifter hittas på anslagstavlan i trapphuset.

Kvittering av passerbrickor och personlig kod
Kvittering av passerbrickorna och personliga koden sker i samband med utlämnade av dessa. Vid utkvittering av passerbrickor och personliga kod skall följande krav uppfyllas:
– Giltig legitimation
– Endast den eller de som står på upplåtelseavtalet eller hyreskontraktet får kvittera ut passerbrickor och personliga koden
– Fullmakt för någon annan accepteras endast vid uppvisande av ID- handlingar från båda parter.

Sparande av inpasseringsinformation
Varje inpassering loggas och sparas i tillträdessystem och bokningssystem under en kort tid. Endast förvaltare och tre utsedda ledamöter i styrelsen får inhämta information från systemen. Informationen från systemen delges inte till obehöriga. Polis i tjänsteutövning som har legala skäl att inhämta information om inpasseringar skall delges detta så snart som det kan göras. Det är viktigt att känna till att brickorna är kopplade till ett lägenhetsobjektsnummer – inte till en person. Systemet är heller inte kopplat till Brf Taktens fastighetssystem där allt kring fastigheterna och lägenheterna registreras.

Borttappad passerbricka
Borttappade brickor ska genast anmälas till brf Taktens Förvaltningsföretag. Aktuella kontaktuppgifter hittas på anslagstavlan i trapphuset.
Spärrning av passerbricka eller personliga koden
Passerbrickor och personliga koden kan spärras om:
– När rättmätige innehavaren anmäler förlust av passerbricka eller om obehöriga har kännedom om personliga koden.
– När hyresgästen eller medlemmen i föreningen flyttar utan att ha återlämnat eller överlämnat sina passerbrickor och personlig kod till den nye medlemmen eller föreningen.
– När en passerbricka eller personlig kod används eller kan misstänkas användas i brottsligt sammanhang.
– När det konstateras att obehörig har tillgång till en passerbricka eller personlig kod kommer den rättmätige innehavaren informeras om att passerbricka eller personlig kod är spärrad eller kommer att bli spärrad det om innehavaren inte vidtar åtgärder. Passerbrickan kommer sedan att vara spärrad i avvaktan på svar eller att rättelse görs.
– En passerbricka eller personlig kod kan och får tillfälligtvis spärras om det behövs, då det klart konstateras att grova överträdelser sker mot säkerhet, ordning, sundhet och skick. Information om att passerbricka eller personlig kod är spärrad delges innehavaren snarast. Passerbricka eller personlig kod återaktiveras snarast om det inte finns skäl för en fortsatt spärrning.